クイック操作による新規メール作成では宛先, cc, bcc, タイトル, 本文, フラグ, 重要度などをあらかじめ定義しておけるため、こりゃほぼほぼテンプレート機能じゃないか、というのが前回の記事。

しかしクイック操作による新規メール作成の定義では、本文はプレーン テキストに限られており、HTML メールのような装飾は入れることができません。
定型業務報告などでメール本文で済ませるような場合に表を使いたいこともあるのですが、テンプレート機能だと呼び出し操作の手数が多いので困ってしまいます。

そこでもう少しクイック操作について深掘りしてみたところ、メールを新規で作成させるジョブじゃなくても同様の事ができる気がしてきました。

テンプレートとなるメールを下書きフォルダーに保存しておき、その下書きメールを複製して編集 → 送信ってする手順をクイック操作でやってみる。

1. 新規メール作成画面を開き、定型化する要素を入れ込んでいく。
2. 一通り作成したらメールを下書きに保存する。（作成画面を閉じようとすると聞いてくる）
3. [ホーム] タブの [クイック操作] を開き、[新しいクイック操作] - [ユーザー設定] をクリック。
4. 適当な名前を付ける。
5. 「フォルダーへコピー」 のアクションを選択。
6. コピー先のフォルダーとして 「下書き」 を選択。

これで準備完了。 次は本番

1. 下書きフォルダーを開き、テンプレートとなる下書きメールを選択。
2. [ホーム] タブの [クイック操作] から、先ほど作成したクイック操作を選択する。
3. 選択した下書きメールが下書きフォルダーに複製される。
4. 複製されたメール （どっちでもいいけど） をダブルクリックして編集画面を開き、必要な修正を加えたら送信する。

手順としてはこんなもんですかね。

他に、定型句的なアプローチ方法も使えそうだ。
いわゆるクイック ギャラリーってやつですね。 クイック ギャラリーにユーザー独自の本文パーツを用意しておき、これらを挿入してメールを組み立てていく。 本文にバリエーションを持たせる場合に使えそうなので、定型業務向けというよりは、会社のメール文化や自分のスタイルに合わせた定型文パーツを複数用意しておいて、これらを組み合わせてビジネスメールを作成するって感じでしょうか。

1. メールの作成画面で本文をある程度作りこむ。
2. クイック パーツに登録したい箇所をマウスでドラッグして選択する
3. メール作成画面の [挿入] タブにある [クイック パーツ] から [選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] を選択する。
4. 適当な名前を付け、オプションが 「内容のみ挿入」 となっていることを確認する。

これで準備完了。 次は本番

1. いつものように新規メール作成画面を開く。
2. 作成画面の [挿入] タブにある [クイック パーツ] を開き、本文に挿入したいクイック パーツを選択する。

タイトルや宛先を定義しておくことはできないのでガチガチの定型メールでは扱いづらいのも否めない。
これらをテンプレートや下書きで定義しておき、いくつかのパターンが考えられる本文の一部に対してクイック パーツを使うという手もあるって話ですね。

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